关于做好2018年毕业生档案邮寄工作的通知

2018-06-20 21:34浏览:170次


 

 

各系院:

为做好2018届本科毕业生档案转递工作,现将有关事项通知如下:

一、 档案邮寄对象

2018届毕业生档案,含今年毕业的往届毕业生档案,不包含结业生档案。

二、档案内部文件整理及装档要求

参看教务处文件《关于做好2018届毕业生档案整理工作的通知》

三、档案转递方向

(一)应届毕业生在智慧就业中心系统(job.xmcu.cn)中登记就业去向时已自动生成档案转递信息,请于6月22日后在系统的“就业管理”——“档案信息管理”中点击“导出档案列表”或“导出交寄清单”。

(二)往届毕业生请参考附件一:2018年毕业生回生源地派遣及档案投递地址表(更新至2018.5.21)表格进行手动查询毕业档案去向并制表。

四、档案转递材料填写与交寄

(一)请在6月25日-27日将附件二:2018年厦门城市职业学院________系毕业生档案EMS交寄清单(   人)表格内容填写完整,并发送给EMS邮箱 770493561@qq.com,由EMS打印档案邮寄面单。其中EMS要求,档案寄送人和档案寄送人手机(非座机)为必填项,便于及时处理档案邮寄中的可能问题。

(二)请在6月27-6月28日前往校就业指导中心领取报到证,并将报到证“白联”与“蓝联”用切纸机工整裁开,其中“白联”放入毕业生档案正本,“蓝联”在发放毕业证书时一起发给毕业生本人,并做好签领手续。

(三)请在7月3日前完成档案袋正本的封档工作(按教务处通知要求应于6月22日前完成封档工作,由于就业登记截止6月20日,教务处的毕业结论也截止6月20日为最终数据,需根据毕业结论分类打印报到证,档案应于报到证“白联”放入后封档,故封档时间有所推迟。对两份文件的时间冲突之处作说明)。

(四)7月3日-4日,请按一人一袋,按《交寄清单》的顺序将毕业生档案正本逐一装入EMS档案邮寄专用袋(白色防水防震袋),粘贴EMS毕业生档案密封签,将打印好的EMS面单贴在专用袋指定位置,并在密封签骑缝处加盖院系公章。

(五)院系回收EMS档案存根联,将EMS单号录入附件三: 2018年毕业生档案EMS单号信息系统导入模板,将电子版发送就业指导中心导入系统,并提醒学生登录系统job.xmcu.cn尽快查询确认本人档案去向。

(六)档案转递工作结束后,请各院系自行与EMS服务提供商结算。

 

五、档案转递注意事项

(一)毕业生档案由院系通过EMS渠道邮寄,不得交毕业生自带或其它途径转递。

(二)EMS档案专用袋密封前要认真检查EMS面单与档案袋上的学生姓名、专业、及档案转递方向是否一致。确认无误后密封,并骑缝加盖系院公章。

(三)7月3日-4日为毕业生档案邮寄的集中时间,初步安排7月3日邮寄商贸系307份、旅游系221份、机械与自动化工程系318份、电子与信息工程系299份,合计1145份档案,7月4日邮寄应用外语系113份、学前教育系 171份、人文社科与艺术系256份、城市建设与管理系200份、财会金融系161份,合计901份档案。具体时间点请各系就业辅导员提前与EMS严局长联系预约。

(四)对少量退档补寄和未能如期毕业但九月可领取毕业证书的同学,系部可安排在九月底集中寄出毕业生档案。邮寄流程参考本文件,并将《2018年毕业生档案EMS单号信息系统导入模板》发回就业中心导入系统。

(五)专升本录取结果未知,无法按“升学”作去向登记,故按照其他录用形式或待就业等形式,档案回生源地人才市场,待确定录取时,由录取院校到毕业生档案所在地调档。

(六)未能按时毕业的学生档案,暂不转递,但院系务必明确管理人,切实保管好学生档案,以免丢失和毁损。毕业结论见附件四:2018届毕业生毕结业结论(截止6月19日)。

 

附件:

一、2018年毕业生回生源地派遣及档案投递地址表(更新至2018.5.21)

二、2018年厦门城市职业学院________系毕业生档案EMS交寄清单(   人)

三、2018年毕业生档案EMS单号信息系统导入模板

四、2018届毕业生毕结业结论(截止6月19日)

 

 

厦门城市职业学院学生工作处

厦门城市职业学院学生就业指导中心

                          2018年6月19日

 

文件: